Video-conferencing in Scherpenzeel
De gemeente Scherpenzeel schakelde over op virtueel vergaderen via Teams en schafte een videoconference systeem aan. Inclusief update om digitale vergaderingen in de zaal mogelijk te maken.
Aanleiding
Vanaf de eerste Corona uitbraak zagen vele bedrijven zich genoodzaakt via Teams te vergaderen. Op het eerste gezicht een prima oplossing tijdens de lockdown en de geldende anderhalve meter maatschappij. De ingezette videoconference systemen bleken echter vaak kwalitatief niet toereikend en daardoor geen optimaal alternatief voor een live vergadering. Dit ondervond ook de gemeente Scherpenzeel.
De gemeente schakelde over op virtueel vergaderen via Teams en schafte een videoconference systeem aan. Met deze configuratie was het echter niet mogelijk om de hele zaal van goed beeld en geluid te voorzien. Vergaderen was niet echt gemakkelijk en prettig. Door de toename van het gebruik en de groepsgrootte van de vergaderingen was een update van het systeem noodzakelijk.
Gewenste oplossing
Opdat er optimaal vanaf afstand vergaderd kon worden, oriënteerde men zich op een videoconference systeem dat voldeed aan de volgende criteria:
- Alle deelnemers moeten goed verstaanbaar zijn;
- Grotere groepen moeten kunnen overleggen;
- Alle deelnemers moeten goed te zien zijn;
- Het systeem moet eenvoudig bediend kunnen worden.
Jan Koopman, ICT-coördinator, bij de gemeente Scherpenzeel was verantwoordelijk voor de aanschaf van geupdate digitaal presentatie materiaal, dat ingezet moest gaan worden om digitaal te vergaderen en te presenteren. Aangezien de gemeente Scherpenzeel al eerder hardware had aangeschaft bij Xantion ICT, werden wij hiervoor benaderd. De gemeente Scherpenzeel werd uitgenodigd op locatie om de vergaderoplossing te bekijken. De keuze was daarna snel gemaakt.
“Wij waren toe aan een professionele oplossing om te vergaderen. En die hebben we bij Xantion ICT gevonden”, aldus Magda Osnabrugge, secretaresse bij de Gemeente Scherpenzeel.
“Wij waren toe aan een professionele oplossing om te vergaderen. En die hebben we bij Xantion ICT gevonden”
Magda Osnabrugge
Gemeente Scherpenzeel
Nieuwe oplossing
De nieuwe oplossing bestaat uit een interactief, multi touch scherm (i3, 75 inch) dat geplaatst is op een professionele, in hoogte verstelbare trolley. Hierdoor kan het scherm op alle plekken in het gemeentehuis gebruikt worden. Voor beeld en geluid wordt gebruik gemaakt van een Yealink Meeting room videoconferencing systeem en 2 extra draadloze microfoons. Xantion ICT heeft de oplossing geïnstalleerd en training gegeven m.b.t. het gebruik.
Voordelen van de nieuwe oplossing:
- Perfecte beeld en geluid kwaliteit;
- Compatible met Microsoft Teams;
- Eenvoudig te bedienen;
- Grote groepen kunnen deelnemen in 1 ruimte;
- Verrijdbare trolley.
Waarom Xantion ICT
Naast de voordelen die het systeem biedt, is de klantvriendelijkheid en service die Xantion ICT levert, een enorme pré. Henny van Dijk, wethouder bij Gemeente Scherpenzeel, is ook enthousiast over de mogelijkheden met het scherm: “Met name de bediening is bijzonder eenvoudig”.